Inzage personeelsdossier onder de AVG

In artikel 15 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is opgenomen dat de betrokkene recht heeft op een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Dit geldt ook voor een werknemer die een kopie van zijn of haar personeelsdossier wil ontvangen. Dit recht op een kopie stond niet letterlijk in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp). Betekent dit dat het inzagerecht onder de AVG voor werknemers is verruimd?

Op grond van de huidige Wbp is het recht op inzage in notities, e-mails of verklaringen van collega’s, die binnen een bedrijf of organisatie over een medewerker circuleren, in zijn algemeenheid zeer beperkt. Die beperkingen hebben de volgende oorzaken:

1. In de eerste plaats heeft het inzagerecht alleen betrekking op gegevens die in een bestand zijn opgenomen, of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Dit staat in artikel 2 lid 1 van de Wbp. Een bestand is een gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat op verschillende personen betrekking heeft en dat vervolgens systematisch toegankelijk is. Bij een verzameling van personeelsdossiers is doorgaans aan deze vereisten voldaan, maar bij een individueel dossier over disfunctioneren hoeft dit niet het geval te zijn. In het zogenaamde Zwartboek-arrest besliste de Hoge Raad dat een dossier van een medisch specialist niet als een bestand in de zin van de Wbp kon worden aangemerkt, omdat het dossier niet werd bewaard samen met de andere personeelsdossiers, omdat het andere gegevens bevatte dan de andere dossiers – namelijk gegevens over het functioneren van de specialist – en omdat het alleen toegankelijk was voor de directeur. Artikel 2 lid 1 van de Wbp is ook opgenomen in de AVG, dus deze beperking van het inzagerecht blijft geldig.
2. In de tweede plaats is de Wbp niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van activiteiten met uitsluitend ‘persoonlijke of huishoudelijke doeleinden’. In de Wbp staat dit in artikel 2 lid 2 sub a. Dit is alleen anders als dergelijke gegevens worden verwerkt in een rapport. Deze overweging stamt oorspronkelijk uit een arrest van de Hoge Raad uit 2003, waarin een vader inzage had gevorderd in contactjournalen die waren opgesteld door de maatschappelijk werkster met betrekking tot de hulpverlening aan zijn twee kinderen. Deze vordering werd afgewezen, omdat een maatschappelijk werker in alle vrijheid zijn/haar gedachten en ideeën in het kader van het hulpverleningsproces op papier moet kunnen zetten. Als hiermee een definitief rapport wordt opgesteld, dan kan dit rapport wel worden ingezien, maar de daaraan ten grondslag liggende, subjectieve werkaantekeningen niet. In een arrest van de Hoge Raad van 8 februari 2015 wordt dit verder uitgebreid door onder de persoonlijke aantekeningen ook e-mailwisselingen tussen verschillende afdelingen van de werkgever te vatten en een e-mail van de voorzitter van de ondernemingsraad aan de Raad van Bestuur. Het is de vraag of deze uitbreiding strookt met de eerder rechtspraak van de Hoge Raad en de tekst van de Wbp. Ook dit het artikel over ‘persoonlijke of huishoudelijke doeleinden’ keert dit terug in de AVG, zie artikel 2 lid 2 onder c van de AVG.
3. Als verweer tegen een verzoek om inzage in interne notities kan een werkgever ook aanvoeren dat hij deze niet kan verstrekken, omdat dit in strijd zou zijn met de ‘rechten en vrijheden van anderen’ (artikel 43 sub e van de Wbp. Op grond van deze bepalingen uit de Wbp en de AVG kan worden verdedigd dat correspondentie en e-mailwisselingen tussen medewerkers van een juridische afdeling en de advocaat en/of de afdeling personeelszaken over een arbeidsgeschil met een medewerker zijn niet bestemd zijn voor inzage door deze medewerker. De achterliggende gedachte is dat het in beginsel mogelijk moet zijn om intern te communiceren over een arbeidsgeschil zonder dat de betrokken medewerker deze communicatie kan opvragen. In een enigszins vergelijkbare kwestie oordeelde de Rechtbank Zutphen in 2008 dat een werknemer geen recht had op afgifte van stukken, waaronder verklaringen van collega’s, die ten grondslag hadden gelegen aan het besluit tot zijn overplaatsing. Het belang van de werkgever, die vertrouwelijkheid had toegezegd als medewerkers zouden meewerken aan een onderzoek, woog zwaardere. Artikel 43 sub e van de Wbp komt op dit punt overeen met artikel 15 lid 4 van de AVG.

De conclusie is dat de huidige Wbp aan werknemers slechts een beperkte grondslag biedt voor inzage personeelsdossier, voor zover het persoonlijke en vertrouwelijke notities, aantekeningen en/of e-mails betreft. Onder de AVG wordt dit dus naar verwachting niet heel anders, omdat de hierboven genoemde artikelen allemaal ook te vinden zijn in de AVG. De enige echte wijziging is dat de medewerker recht heeft op een kopie van de persoonsgegevens die worden bewerkt, maar dat is ‘het gestructureerde geheel van persoonsgegevens’. Dit geldt dus voor het standaard personeelsdossier, dat voor alle medewerkers gelijk is en dat informatie bevat over het salaris, opleidingen, verslagen van functioneringsgesprekken etc. Het is naar onze mening niet de bedoeling dat door de toevoeging van het recht op een kopie het recht op inzage wordt verruimd. Maar er zullen waarschijnlijk in de nabije toekomst meer pogingen worden gedaan met een beroep op de AVG, waardoor er wellicht nieuwe jurisprudentie op dit gebied wordt gevormd.

Indien sprake is klachten van collega’s of twijfels van een leidinggevende over het functioneren, dan is het voor werkgevers verstandig om dit niet in het algemene personeelsdossier op te slaan en daarvoor een apart dossier aan te leggen. Alhoewel de werknemer op grond van de AVG weinig mogelijkheden heeft om inzage te krijgen in dit aparte dossier bestaat er ook nog zoiets als het begrip ‘goed werkgeverschap’. Goed werkgeverschap vereist dat de werkgever dit soort klachten of twijfels tijdig met de medewerker deelt, zeker als hij die gegevens in een ontslagprocedure zou willen gebruiken.

Stel dat een medewerker inzage vraagt in zijn of haardossier, met de motivering dat hij/zij het vermoeden heeft dat er klachten zijn over het functioneren. Dat kan de werkgever dit weigeren op grond van de AVG, maar dan zal de werkgever in een ontslagprocedure niet bijzonder sterk staan als hij opeens een vuistdik dossier met klachten wil overleggen, die niet eerder met de medewerker zijn besproken.