Ingebrekestelling bij onbetaalde facturen uitgelegd

Wanneer een factuur niet op tijd wordt betaald, is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Voordat u een advocaat of incassobureau inschakelt, begint het traject meestal met betalingsherinneringen, aanmaningen, een sommatie en uiteindelijk de ingebrekestelling. In dit blog leggen we uit wat deze stappen inhouden, hoe u ze correct inzet en waarom een goed opgestelde ingebrekestelling zo belangrijk is.

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk maar duidelijk bericht dat uw debiteur herinnert aan een openstaande factuur. Het doel is eenvoudig: geef uw klant een laatste kans om het openstaande bedrag te voldoen voordat verdere stappen nodig zijn.

Tips bij het versturen van een herinnering:

• Controleer eerst de feiten – Is de factuur correct verzonden? Klopt het factuurnummer, bedrag en de rekeninggegevens? Heeft de klant misschien een klacht die nog openstaat?
• Wees snel – Verstuur de herinnering binnen 3–5 werkdagen na het verstrijken van de betalingstermijn.
• Communicatiekanaal – U kunt de herinnering schriftelijk of telefonisch versturen. Het is voor het opbouwen van een dossier wel handiger om dit schriftelijk te doen, mocht betaling uit blijven.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning volgt meestal op een betalingsherinnering en is een fermere stap. Hierin maant u de debiteur expliciet aan om te betalen.

Kenmerken van een aanmaning:

• De betalingstermijn is korter dan bij de herinnering.
• U maakt duidelijk dat het nú tijd is om te betalen.
• Verstuur de aanmaning bij voorkeur binnen drie dagen nadat de herinneringstermijn is verlopen.

Een aanmaning is vaak voldoende om de meeste debiteuren alsnog tot betaling te bewegen. Het laat zien dat u uw vordering serieus neemt en bereid bent om door te stappen als dat nodig is.

Wat is een sommatie?

Een sommatie is de laatste aanmaning, vlak voordat u juridische stappen overweegt.

Hierin waarschuwt u uw debiteur:

• Betaal nu, anders wordt de vordering uit handen gegeven.
• Bij uitblijvende betaling worden ook incassokosten in rekening gebracht.

Let op: bij consumenten moet u in de laatste aanmaning 14 dagen na ontvangst door de debiteur van de brief de tijd geven voordat incassokosten kunnen worden doorberekend. Dit wordt de 14-dagenbrief genoemd.

De sommatie wordt wanneer het is voldaan aan de vereisten ook wel de ingebrekestelling genoemd, dit bespreken we hieronder verder.

Wat is een ingebrekestelling?

De ingebrekestelling is een formele stap met wettelijke basis. Volgens artikel 6:82 BW is een ingebrekestelling:

“Een schriftelijke aanmaning waarbij de schuldenaar een redelijke termijn voor nakoming wordt gesteld.”

Met een ingebrekestelling stelt u uw debiteur officieel in gebreke en geeft u hem een laatste kans om te betalen voordat u juridische stappen onderneemt, zoals incasso via een advocaat of gerechtelijke procedure. De hierboven beschreven sommatie is een manier om de schuldenaar in gebreke te stellen.

Wanneer is een ingebrekestelling nodig?

Een ingebrekestelling is vaak wettelijk vereist om verzuim vast te stellen. Verzuim is een juridische toestand in het verbintenissenrecht waarbij een schuldenaar zijn contractuele afspraken niet nakomt, ondanks een gegeven “tweede kans”. Pas als de schuldenaar in verzuim is, kunt u: schadevergoeding eisen (artikel 6:74 BW) en/of een overeenkomst ontbinden (artikel 6:265 BW).

Er zijn situaties waarin u geen ingebrekestelling hoeft te sturen om te bepalen dat de schuldenaar in verzuim is. De wet noemt enkele voorbeelden:

• Verstreken betalingstermijn – Als er een duidelijke termijn voor betaling of nakoming is afgesproken en deze termijn is voorbijgegaan, is de schuldenaar automatisch in verzuim. Bijvoorbeeld: een factuur die “binnen 30 dagen na factuurdatum” betaald moet worden. Na die 30 dagen mag u de schuldenaar als wanbetaler beschouwen.
• Directe verplichtingen uit schade of onrechtmatige daad – Soms gaat het om een verplichting die onmiddellijk moet worden nagekomen, bijvoorbeeld schadevergoeding. Als de schuldenaar dit niet doet, treedt verzuim direct in, zonder dat u eerst een ingebrekestelling hoeft te sturen.
• Schuldenaar geeft zelf aan niet te kunnen nakomen – Als de schuldenaar aangeeft dat hij of zij het afgesproken product of dienst niet zal leveren, hoeft u ook geen ingebrekestelling te sturen. In dit geval kunt u direct verdere stappen overwegen, omdat het duidelijk is dat nakoming niet zal plaatsvinden.

In veel gevallen is het wel nodig om een correcte ingebrekestelling op te stellen en te verzenden, zodat de schuldenaar in verzuim is en verdere stappen kunnnen worden ondernomen.

Vereisten voor een correcte ingebrekestelling

Een ingebrekestelling moet aan drie belangrijke voorwaarden voldoen:

1. Schriftelijke aanmaning: de ingebrekestelling moet een duidelijke, schriftelijke eis bevatten. Dit kan per brief of e-mail, maar u moet kunnen bewijzen dat de schuldenaar de ingebrekestelling heeft ontvangen. Aangetekende verzending of bevestiging van ontvangst is daarom verstandig.
2. Termijnstelling: U moet een redelijke termijn geven waarbinnen de schuldenaar kan nakomen. Wat redelijk is, hangt af van de situatie, zoals eerdere termijnen of de complexiteit van de verplichting. Vaagheden zoals “zo spoedig mogelijk” volstaan niet; de termijn moet concreet en duidelijk zijn.
   De Hoge Raad oordeelt het volgende over het begrip “een redelijke termijn” in deze context: “De lengte van de termijn voor nakoming die aan de schuldenaar moet worden gegeven, hangt van de omstandigheden af. Een relevante omstandigheid is de tijd die de schuldenaar vóór de aanmaning heeft gehad om zich voor te bereiden.”
3. Aansprakelijkstelling: in de ingebrekestelling moet staan dat de schuldenaar bij uitblijven van betaling uitdrukkelijk aansprakelijk is voor de gevolgen van de vertraging, inclusief eventuele schade en incassokosten.

Preventie: hoe voorkomt u onbetaalde facturen?

Voorkomen is altijd beter dan incasseren. Juridische preventie kan bestaan uit:

• Waterdichte contracten en algemene voorwaarden
  Stel duidelijk betalingstermijnen, leveringsvoorwaarden en aansprakelijkheid vast.
• Duidelijke betalingsvoorwaarden
  Bijvoorbeeld: “Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum, daarna wettelijke rente en incassokosten.”
• Opdrachtbevestigingen
  Leg alle afspraken vooraf vast: scope, prijs, leveringsdata en escalatieclausules.
• Creditchecks
  Win informatie in over nieuwe klanten, bij twijfel: vraag vooruitbetaling of concerngarantie.

Conclusie en aanbevelingen

Een ingebrekestelling is (vaak) een essentiële stap bij het verhalen van schade, ontbinden van een overeenkomst of het afdwingen van nakoming omdat de schuldenaar eerst in verzuim moet zijn. Veel ondernemers maken de fout dat ze een ingebrekestelling versturen zonder aan alle vereisten te voldoen. Vaak gaat het mis bij de termijnstelling: te kort of te vaag, waardoor er geen formeel verzuim optreedt. Wees daarom punctueel en duidelijk in de formulering wanneer u uw schuldenaren wijst op de situatie en de gevolgen die hieraan kunnen worden gegeven.

Wilt u uw positie versterken en de kans op wanbetalers beperken?

In onze webshop bieden wij de contracten die zijn opgesteld door onze advocaten die direct te gebruiken zijn, onder andere:

• Overeenkomst levering diensten
• Overeenkomst levering SaaS-oplossingen
• Kant en klare algemene voorwaarden voor verschillende bedrijfsvoerignen zoals levering van producten, SaaS-oplossingen of diensten
• Opdrachtbevesting verkoop diensten of inkoop diensten
• Modelcontract voor een concerngarantie

In ons volgende blog gaan wij in op de volgende stap, indien betaling uitblijft, namelijk het opstarten van een incassoprocedure met een advocaat.