Nieuwsbrief versturen en de AVG

16 april 2018 Door: Lucas van Gilst

Veel bedrijven versturen hun klanten een nieuwsbrief of mailing. Maar dat mag niet zomaar. U moet aan verschillende regels voldoen. En de komst van AVG heeft consequenties voor uw e-mailmarketing. Wij hebben de regels voor u op een rij gezet.

1. Nieuwsbrief en spamverbod Telecommunicatiewet

Er geldt op grond van de Telecommunicatiewet een spamverbod (o.a. voor nieuwsbrieven of andere mailings met commerciële inhoud). De hoofdregel is dat u zonder toestemming geen nieuwsbrief of mailing mag versturen. Met de komst van de AVG verandert dat niet.

2. Verkrijgen van de opt-in

De AVG verandert wel de manier waarop de toestemming (ook wel “opt-in” genoemd) verkregen moet worden. De toestemming moet aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Vrij: een opt-in moet een duidelijke en bevestigde actie zijn en kan dus niet via algemene voorwaarden of een privacy statement worden verkregen. Het handigste is om deze toestemming te vragen door een checkbox aan te laten vinken. Let op dat het is verboden om de opt-in van de checkbox automatisch aan te vinken.
  • Specifiek: u moet aangegeven welke informatie u gaat versturen.
  • Op juiste informatie berustend: de frequentie van de nieuwsbrief/mailing aangeven.
  • Ondubbelzinnig: u moet kunnen bewijzen dat de toestemming op een juiste manier is gegeven. Kunt u niet aantonen hoe u een een opt-in in het verleden hebt verkregen, dan kunt u een boete krijgen. Zorg dus dat u een database hebt die de e-mail opt-in bijhoudt.

3. Uitzondering bij betaalrelatie

Indien u een betaalrelatie heeft met klanten geldt een uitzondering voor het verkrijgen van toestemming voor het versturen van een nieuwsbrief/mailing. U mag klanten namelijk reclame e-mailen voor gelijksoortige producten en diensten. Ook zonder dat de klanten daar expliciet mee hebben ingestemd mag dit. Wel moet er in de nieuwsbrief/mailing altijd de mogelijkheid van een opt-out worden geboden. Deze uitzondering wordt ook wel een “soft opt-in” genoemd, omdat er niet expliciet om een opt-in hoeft te worden gevraagd.

4. Soft opt-in

Bij de soft opt-in moeten klanten er bij het bestellen altijd op worden gewezen dat ze een nieuwsbrief/mailing krijgen en ook de gelegenheid krijgen om dit te weigeren. Heeft u een webshop, dan is de handigste manier om bij het bestelproces de optie van de nieuwsbrief/mailing automatisch aan te vinken in de checkbox. Bijvoorbeeld met de tekst: “Ik wil graag de nieuwsbrieven en relevante aanbiedingen ontvangen”. Zo weten klanten dat ze de nieuwsbrief/mailing gaan krijgen.

5. Maak een privacy statement

Transparantie is belangrijk voor de AVG. U moet dus ook zorgen dat u transparant bent over  e-mailmarketingactiviteiten, dit kan bijvoorbeeld in een privacy statement. Een goed voorbeeld van een privacy statement waarin op het versturen van nieuwsbrieven wordt gewezen kun u bestellen in onze webshop.

6. Opt-out

Het is wettelijk verplicht om onderaan iedere nieuwsbrief/mailing die u aan uw mailinglijst stuurt een uitschrijflink te plaatsen. Indien een ontvanger op de uitschrijflink klikt, wordt hij/zij weer uitgeschreven op de nieuwsbrief/mailing. Dit noemt men opt-out. Op deze manier kunnen ontvangers van een nieuwsbrief/mailing zich op elk gewenst moment afmelden voor de nieuwsbrief/mailing. Op het moment dat ontvangers opt-out zijn, mag u ze uiteraard niet meer mailen.

7. Recht op vergetelheid

Op grond van de AVG hebben betrokken (de lezers van uw nieuwsbrieven/mailings) het recht om vergeten te worden. Indien een lezer verzoekt om vergeten te worden is het afmelden van de lezer voor de nieuwsbrief/mailing niet voldoende. U moet alle persoonsgegevens van de lezer volledig verwijderen. Als u persoonsgegevens synchroniseert met andere systemen, zoals een nieuwsbrievensysteem, moeten ook daar de gegevens verwijderd worden. Dus niet alleen in het systeem van uw website. Worden de persoonsgegevens gedeeld met derden? Dan moet u ook deze externe partijen vragen om de persoonsgegevens in kwestie te verwijderen.

8. Sluiten van verwerkersovereenkomsten

Indien u voor het versturen van nieuwsbrieven/mailings samenwerkt met software van een derde partij als bv. Mailchimp dan is uw organisatie een verwerkingsverantwoordelijke. U moet dan met Mailchimp een verwerkersovereenkomst sluiten. In zo’n verwerkersovereenkomst moet onder meer worden geregeld hoe u gegevens van uw klanten gaat inzetten en met welk doel. De kans is vrij groot dat uw huidige bewerkersovereenkomst niet voldoet aan de AVG. Wij adviseren u daarom een nieuwe verwerkersovereenkomst af te sluiten.

In onze webshop kunt u snel en eenvoudig zo’n verwerkersovereenkomst bestellen en eenvoudig aanpassen op uw eigen situatie. Wij hebben ook een Engelstalige verwerkersovereenkomst beschikbaar. Veel grote partijen zoals bijvoorbeeld ook Mailchimp bieden zelf een verwerkersovereenkomstaan aan haar gebruikers. Bedenk wel dat de verwerkersovereenkomsten van deze partijen vooral zijn geschreven vanuit de verwerker. Dat kan als gevolg hebben dat met uw belangen als verantwoordelijke minder rekening is gehouden. Indien u hierover twijfelt geven wij u graag advies.

Auteur: Lucas van Gilst