Top 5 debiteurensmoezen. Hoe gaat u hiermee om?

U heeft het vast wel eens meegemaakt. U belt over een openstaande factuur en vervolgens komt uw debiteur met een smoes waarom hij de factuur nog niet heeft betaald. Lees in dit blog de top 5 debiteurensmoezen en hoe u hier met beste op kunt inspelen.

1. Ik heb de factuur gisteren voor betaling klaargezet

Deze smoes wordt vaak gebruikt, ook bij kleine bedrijven waar de directeur/eigenaar zelf de administratie doet. Het goede nieuws van deze smoes is dat de factuur kennelijk niet wordt betwist. Het slechts nieuws is dat deze smoes niet betekent dat de factuur daadwerkelijk op korte termijn betaald gaat worden. Dat de “factuur is klaargezet voor betaling” is namelijk nogal vaag en biedt u weinig zekerheid. Uw debiteur kan immers nog alle kanten op met deze smoes. De kans is dan ook aanwezig dat hij betaling langer gaat uitstellen.

Wij adviseren u om bij deze smoes door te vragen. Vraag bijvoorbeeld: “Wie is er verantwoordelijk voor de betalingen? Wat kunnen wij afspreken over betaling?” Het beste is om met uw klant een concrete betaalafspraak te maken en deze vervolgens per e-mail te bevestigen.

2. Wij hebben de factuur niet ontvangen

Ook deze smoes is geen goed teken. Verifieer altijd direct of dit argument wel klopt. Heeft u wel het juiste (e-mail)adres gebruikt? Mogelijk heeft uw wel de juiste adresgegevens gebruikt, maar is de post niet aangekomen of is de e-mail met factuur in de spambox terecht gekomen. Geef bij deze smoes altijd aan dat u de factuur direct (nogmaals) per e-mail zal toezenden. Doet dit het liefste nog tijdens het telefoongesprek met uw klant. Vraag uw klant of hij direct wil kijken of hij factuur heeft ontvangen. Maak daarna meteen een afspraak over de betaaltermijn. Indien er vervolgens niet binnen deze termijn wordt betaald, bel dan direct op om te vragen waarom de factuur niet is betaald.

3. Wij hebben cashflow problemen

Geef aan dat u het vervelend vindt om te horen dat er cashflow problemen zijn. Laat blijken dat u bereid bent om mee te denken met de klant. Bied uw klant aan om de factuur in termijnen te betalen. Spreek daarbij exacte betaaldata af en bevestig deze per e-mail. Wees voorzichtig met vervolgopdrachten van dit soort klanten. De kans is groot dat er nieuwe betalingsachterstanden zullen ontstaan. Wilt u dat voorkomen, vraag dan om een voorschot of blokkeer de klant.

4. Wij betalen de factuur pas zodra onze klant ook heeft betaald

Dit is een smoes die u niet moet accepteren. Geef aan dat u het vervelend vindt om te horen dat zijn of haar klanten niet betalen, maar ook dat dit voor u niet relevant is. U heeft namelijk eigen betalingsafspraken gemaakt. Wijs uw klant op de betaaltermijn, vaak staan die op uw factuur vermeld. Vraag of de klant ervoor wil zorgen dat hij het openstaande bedrag diezelfde week nog betaalt.

5. Wij hanteren een betaaltermijn van 60 dagen

Wettelijke gezien geldt voor grote ondernemingen per 1 juli 2017 een betaaltermijn van maximaal 60 dagen, maar dan moet u wel hebben ingestemd met die termijn. Indien u geen afwijkende afspraken met uw klant heeft gemaakt, dan geldt de termijn die op uw factuur staat, en die termijn is mogelijk korter. Kom op voor uw eigen belangen. Geef bijvoorbeeld aan dat een betaaltermijn van 14-dagen volstrekt normaal is en dat u bereid bent om die te verdubbelen naar 30 dagen, maar dat een langere termijn slecht is voor uw bedrijfsvoering. Op 24 april 2019 maakte de staatssecretaris van Economische Zaken bekend dat zij voornemens is de betaaltermijn voor leveranciers van MKB-ondernemers inclusief ZZP’ers terug te brengen naar 30 dagen. Op 12 november 2019 schreef zij hierover een brief aan de Tweede Kamer. Voor overheden geldt al langer een termijn van 30 dagen.

Vervolgtraject: incassobrief advocaat

Wordt uw factuur na allerlei smoesje alsnog niet betaald, dan wordt het tijd voor een wat formeler traject. U kunt bijvoorbeeld een externe partij vragen een brief namens u te versturen waarin uw debiteur een laatste kans krijgt om alsnog binnen 14-dagen zonder bijkomende kosten te betalen. In de zogenaamde 14-dagenbrief moeten de incassokosten worden vermeld die uw debiteur verschuldigd zal worden indien hij niet binnen de 14-dagentermijn betaald.

Incassoservice

Een brief van een advocaat maakt meer indruk op uw debiteur dan een standaardbrief van een incassobureau. Speciaal hiervoor hebben wij een online incassoservice ontwikkeld. Met deze incassoservice verstuurt ons advocatenkantoor namens uw onderneming een incassobrief advocaat aan uw debiteur, dit kan al vanaf € 69,-. Omdat alles online verloopt, is een afspraak met een advocaat of een abonnement op een incassobureau niet meer nodig! Bovendien kunnen we de dienst daarom ook voor een zeer laag tarief aanbieden.

Wij adviseren niet te lang met het formele traject te wachten. Oude facturen zijn namelijk lastiger te incasseren dan jonge facturen. Wij versturen de 14-dagenbrief binnen een dag nadat u de incassoservice online heeft ingevuld, dit is voor u 5 minuten werk. U heeft er daarna geen omkijken meer naar. Betaalt uw debiteur niet binnen de 14-dagentermijn dan kunnen wij het volledige incassotraject verzorgen.

Heeft u vragen over onze incassoservice, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.